Как сделать таблицу гугл открытой

«Google Таблицы»: гайд для простых людей

google tablicy

Долгое время лидерские позиции уверенно удерживал пакет офисных программ от Microsoft во главе с Excel. Однако время идет, и на передний план вышло детище Google под незамысловатым названием «Таблицы». А причин у этого достаточно. Я даже в отдельный список их собрал:

И это я еще не все преимущества Google Sheets перечислил. Функционал этого сервиса очень многогранен, а главное сделан для простых людей, для нашего с вами удобства. Но человек – существо достаточно примитивное, поэтому из тысячи представителей людского рода лишь сотня умеет достойно пользоваться онлайн-таблицами от компании Google, а их десятая часть, если не меньше, – задействует все функции сервиса так активно, что пыль из под колес летит.

В нашей новой статье, как вы могли заметить из названия, не будет мудреных формул или же тех сценариев по работе с google-таблицами, о которых даже их создатели уже забыли. Здесь мы расскажем вам все самое основное — что такое гугл-таблицы и как ими пользоваться с максимальным комфортом. Достойное получилось введение. Приятного чтения, друзья!

Начать работать с гугл-таблицей очень просто, но и здесь есть несколько вариантов. Первый, он самый простой и распространенный, – через облачное хранилище Google Drive. Думаю, нет смысла вдаваться в подробности и освещать всю историю этого сервиса, ведь вы и так всё знаете об этом диске и его функционале. Вернемся к таблицам. Как сделать новую гугл таблицу в облаке? Для этого вам нужно выполнить всего два действия:

google tablicy1

google tablicy2

И вообще, взаимная файловая поддержка Microsoft Excel и Google Sheets делает работу с обоими сервисами очень удобной и комфортной. Респект создателям!

Файл создан, а что дальше?

Сперва окинем взглядом панель инструментов Google Таблицы. Ничего сверхъестественного мы там при всем желании не найдем. Но именно это и позволяет новым пользователям в кратчайшие сроки адаптироваться к онлайн-таблицам от Google. Интерфейс выглядит даже проще, чем в Microsoft Office. Хотя у некоторых пользователей, привыкание может отнять немного времени.

google tablicy3

Сравнивать иконки и сопоставлять наименования мы с вами не будем, не в детском садике все-таки. Но основные инструменты Google Таблицы перечислить необходимо. Слева-направо, как они расположены в панели, так я их и оставил:

Ничего сложного, все понятно интуитивно. Поехали дальше!

Рабочее пространство в Google Таблицы

Помимо панели инструментов и разлинованного листа, перед вашим взором располагаются еще несколько интересных областей на экране. Первая, о которой я хочу сказать – это так называемая «шапка». Помимо легко изменяемого названия (достаточно просто на него тапнуть), здесь располагаются вполне стандартные для офисного софта разделы. И как бонус – тайминг последнего изменения, нажав на который, вы попадете в историю выбранной таблицы. Очень полезная функция, если вы хотите что-либо перепроверить либо исправить.

google tablicy4

Про горизонтальную и вертикальную нумерацию говорить много не буду. Главное помните о том, что в Google Таблице можно нажимать на все, а у каждой клавиши есть своя специальная функция. Например, выбрав один из столбцов (достаточно нажать на его заглавную ячейку), вы откроете следующий ассортимент действий:

google tablicy5

Аналогичный пул действий будет доступен, если вы нажмете на одну из пронумерованных ячеек в левой части экрана. Они отвечаю за строки, что вполне логично. Без внимания у нас осталась еще одна зона рабочего поля Google Таблицы, она располагается в самом низу.

google tablicy6

Это листы – все просто и во многом похоже на Excel или Numbers. Аналогичным образом, как со столбцами и строками, вы можете открыть дополнительную панель инструментов простым нажатием на заглавную ячейку.

Любой элемент Google Таблицы можно добавлять, удалять, скрывать, перемещать и изменять. Это несложно, делается обычным нажатием мышки (где-то левой кнопкой, где-то правой, а где-то и вовсе без разницы). Говоря о строках, например, разработчики Google Sheets предусмотрели отличную функцию. Работая с большими объемами информации, вы можете закрепить одну или несколько строчек так, чтобы они всегда оставались на виду.

google tablicy7

Как я и говорил ранее, большим преимуществом онлайн-таблиц от Google принято считать не только их удобство, но и возможность совместного доступа. Эта функция реализована до боли просто, но невероятно удобно. Достаточно лишь нажать в правой верхней части экрана «Настройки Доступа».

google tablicy8А во всплывающем окне вам нужно будет выбрать уровень разрешенного доступа человеку, у которого будет эта ссылка.

google tablicy9

Но не волнуйтесь, вы, вряд ли помешаете друг другу, работая в таблице параллельно.

google tablicy10

Ведь вы гарантированно будете отмечены в таблице у вашего коллеги, либо именем аккаунта Google, под которым зашли, либо «Неопознанным койотом» – у ребят-разработчиков определенного есть чувство юмора. Поработав в совместном доступе пару дней, вы откроете ни один десяток новых животных для себя.

google tablicy11

Кроме того, вы можете оставить комментарии, либо примечания для отдельных ячеек со словами, например: «Не трогать – очень важная информация!». Он тут же отобразится у каждого пользователя, у кого есть доступ к таблице.

Форматы и форматирования в Google Таблицах

Буду краток, форматы данных доступны самые разные:

Есть и другие форматы, но все они образованы от тех, что я перечислил выше.

google tablicy12

За подобные изменения отвечает специальный раздел, который расположен в «шапке» вашей Google Таблицы.

Перейдем к условному форматированию. Буквально пары кликов будет достаточно для того, чтобы изменить внешний вид вашей онлайн-таблицы. Изменить шрифт, его размер, задать курсив, цвет или выравнивание текста, ячеек, столбцов и строк можно на панели инструментов.

google tablicy13

Автоматическое форматирование ячеек также можно задать в Google Таблицах. Вы можете, например, выделить столбец, в котором расположены даты и установить правило, что все четные дни – красные, а нечетные – синие. Система автоматически будет окрашивать каждую вновь добавленную ячейку.

Фильтруем и сортируем данные в Google Таблице

Все необходимые для фильтрации или сортировки инструменты располагаются в шапке под названием вашей таблицы в разделе «Данные».

google tablicy14

Вот, что после нажатия мгновенно перед вами откроется:

google tablicy15

Как и всегда сортировка возможна либо по порядку, либо от конца к началу. Ее можно задать как для всей таблицы, так и для определенного столбца или диапазона. Однако будьте внимательны, а то поторопившись можно случайно отправить под сортировку еще и заголовки своей таблицы.

Для чего нужны фильтры? Они прячут те данные, которые сейчас не так важны. Например, вы загрузили в Google Таблицу квартальные отчеты всех отделов вашей компании, но проанализировать нужно лишь те, которые пришли за последний год. Выставляете соответствующий фильтр – готово, на экране осталась лишь необходимая информация.

Есть еще функция проверки и среза данных, но поиск информации об этом будет для вас факультативом, дабы не увеличивать и без того большую статью, которую вы уже наверняка устали читать.

Сводные таблицы в Google Sheets

Эта часть нашей статьи будет актуальна тем, кому близка тема аналитики. Вообще, основная задумка сводных таблиц – это структурирование информации, чтобы можно было впоследствии сделать корректный вывод. Хотите сделать из 2000 строк отчет на 20 позиций – это именно то, что вам нужно.

Как это делается? Опять-таки все просто до безумия. Раздел «Данные» и дальше выбирайте сводные таблицы. Остается только обозначить диапазон и все практически готово.

google tablicy16

Визуализация данных в Google Таблицах

Конечно, есть множество самых разных сервисов для визуализации аналитических данных, например, Power BI и его аналоги. Однако, это можно сделать и в самих Google Таблицах. Мало кто пользуется этой функцией, но разработчики предусмотрели и ее. В Google Sheets вам не составит большого труда представить имеющиеся в таблице данные в формате графика или диаграммы. Это и просто, и наглядно, и очень удобно. Нужно всего лишь выделить необходимый диапазон данных и проделать то, что я заскринил ниже для вас.

google tablicy17

Уже создав диаграмму, в редакторе вы можете изменить цвета, формат данных, да и все, что вам будет угодно!

Функции, функции и еще раз функции в Google Таблицах

Чем онлайн-таблицы от Google хуже Excel? Верно, ничем. Поэтому функции есть и там, и тут. Одноименную кнопочку ищите в правой части панели инструментов вашей Google Таблицы.

google tablicy18

Вставить функцию вручную также очень просто:

Ну очень легко, говорю же!

Очень веское преимущество Google Sheets, как и любого другого облачного сервиса от этого IT-гиганта – это взаимная интеграция с другими ресурсами. Например, взять Google Формы и что мы имеем?

google tablicy19

Одна клавиша «Создать форму» дает вам возможность свободно интегрировать этот сервис в вашу Google Таблицу. Следовательно, создав опросник, например, на тему рациона питания или умения планировать бюджет, вы сможете с легкостью проанализировать полученные результаты. Все они отобразятся в онлайн-таблице. А там и до интеграции Google Аналитики и создания автоматизированной онлайн-отчетности рукой подать. Ууух!

А знаете, как можно развить свои навыки работы с Google Таблицами и довести их до совершенства? На современных онлайн-курсах! Мы тут подборку курсов по гугл таблицам подготовили – обязательно ознакомьтесь. Не переставайте учиться и читайте наши статьи! А еще обязательно оставляйте комментарии и хотя бы иногда заглядывайте к нам в Telegram 🙂

Источник

Инструкция, как создать гугл таблицу с общим доступом онлайн, как пользоваться

medium

Мы привыкли создавать таблицу в “Exсel”, но есть еще один сервис, где её можно сделать. Как создать гугл таблицу с общим доступом в приложении “Гугл диск”, давайте выясним. Для меня гугл таблицы – это еще одна возможность расширить свои знания в области компьютерных программ, созданных для комфортной работы.

Вот и познакомимся, а может, и подружимся с новыми для нас сервисами “Google”. Сравнивать возможности этих программ я не берусь, для этого нужно быть экспертом, а я таковым не являюсь.

Мы уже знакомы с “Excel”, теперь нам нужен документ с общим доступом, чтобы не приходилось пересылать его по почте своим сотрудникам или не оставлять копию в облачном хранилище для редактирования другим лицам. Параллельно будем рассматривать возможности гугл таблицы пошагово.

Как создать гугл таблицу с общим доступом онлайн

В какой-то мере гугл таблицы – это конкуренты офисной программы “Excel”, но по уровню своих возможностей “Гугл” пока отстает от этого корифея. Хотя заметила, что и здесь почти каждый день появляются новые функции в работе.

Мне, как человеку не занятому сложными аналитическими вычислениями и бухгалтерским и финансовым учетом, с избытком хватило бы и того, что сегодня предлагает “Гугл диск” своим пользователям. Но конкурентная борьба за привлечение человека к своим ресурсам не дает спать спокойно и таким интернет-гигантам, как “Google”.

Но есть у таблицы “Гугла” одно большое преимущество перед другими – возможность открыть общий доступ к документу всем, кому это необходимо. Он позволяет работать с информацией нескольким сотрудникам. Так вот для того, чтобы создать гугл таблицу с общим доступом, первое, что делаем, это регистрируем аккаунт в “Google”, если его нет. Как это сделать, смотрим здесь. Это позволит нам пользоваться всеми приложениями “Гугла”, в том числе и диском.

Создаем таблицу, как ее красиво оформить описано ниже. Открыть доступ к нашему документу позволит, расположенная справа от нас на экране в верхнем углу большая ярко-зеленая кнопка “Настройки доступа”, кликаем по ней. Перед нами всплывает окно, в котором мы прописываем адреса электронной почты людей, которым хотим открыть доступ, и отправляем ссылку.

5dee2e474be8bfcbb291c791248793e5

Пользователи, получившие ссылку, могут ее просматривать или редактировать. Что они будут делать, зависит от того, какие перед ними стоят задачи, и что мы разрешим им. Функция редактирования позволит нашим друзьям и коллегам вносить данные, писать комментарии и участвовать в обсуждениях.

Все действия происходят онлайн, вы тут же видите, что делают коллеги, а если сейчас вам некогда, то можете позже посмотреть историю комментариев. Данная опция расположена рядом с зеленой кнопкой общего доступа.

А можем отправить ссылку только для того, чтобы человек познакомился с данным документом без права вносить изменения, тогда в меню будет ярко-зеленым гореть кнопка “Только просмотр”.

Как работать с гугл таблицами: создаем документ

А теперь по шагам познакомимся с возможностями гугл таблицы для обычного пользователя. Для этого открываем “Гугл диск”, нажимаем кнопку “Создать” или на пустом поле правой кнопкой мыши кликаем, выпадает меню, в нем выбираем “Google Таблицы”. Открывается новый документ – таблица с пустыми ячейками. Переименовываем его так, чтобы сразу стало понятно, о чем он.

6c95dd1485b43e747451e786458317f2

Например, напишем название “Отчет по дням”. Рядом с названием документа стоит звездочка, которая позволяет выделить его из общего списка. Но пока таблица у нас одна, выделять не будем. Если у вас уже есть папка, в нее можно переместить данный документ, нажав на значок. Если папку не создали, можно сделать это позже, вернувшись на шаг назад, и уже в неё поместить наш готовый документ.

Знакомимся с возможностями редактора, просматриваем меню. Многое нам знакомо по “Excel”, это делает работу приятной и легкой. Основное меню и контекстное во многом совпадают. Хотя список возможных функций в “Эксель” намного шире, но даже того, что сегодня предлагает “Гугл”, хватает, чтобы не чувствовать дискомфорта.

Форматирование таблицы для удобства работы

Начинаем создавать скелет нашей гугл таблицы с общим доступом, потом мы заполним его мышцами, нервами в виде цифр и слов. Приблизительно мы уже понимаем, что хотим создать исходя из наших потребностей. Приступаем к практическим занятиям.

Например, нам нужен отчет по каждому дню и количеству сделанных (условно) деталей разного размера. Важен итог за день и за месяц по каждому размеру деталей. Начнем с того, что сделаем шапку таблицы, куда выносим:

Общей для нескольких ячеек является строка, где пишем наименование и размер деталей, и ее объединяем, с помощью значка. Десятый размер шрифта нас не устраивает, увеличиваем до 14 и делаем жирным. Текст в ячейках, чтобы он смотрелся красиво и был удобен для чтения, выравниваем по центру. Делаем это с помощью значка в контекстном меню, предварительно выделив строку или столбец.

Шапка готова, мы сделали ее удобной и функциональной, с учетом наших потребностей. По аналогии делаем любую другую форму гугл таблицы. Главное, чтобы в нашей голове был набросок или эскиз, а по мере создания вносим коррективы.

Только поработав с таблицей, можно понять насколько она тебе подходит. Если что-то не устраивает и чего-то не хватает, мы можем добавить строки или столбцы, для этого есть функция “Вставка”. Заметили, что не пользуетесь каким-то столбцом, или строка лишняя – убираем их с помощью кнопки “Изменить”, в выпадающем меню которой, есть такие возможности.

Заливка ячеек google таблицы

В работе с таблицами есть такая функция, как заливка фона ячеек. Иногда это необходимо, чтобы подчеркнуть важность информации, содержащейся в данной ячейке. А иногда просто для того, чтобы скучный черно-белый цвет нас не угнетал, раскрашиваем их с помощью заливки фона. Выбор цвета производим соответствующим значком.

200aaa1d23293fdf091bdbea6124b4e3

Вот теперь совсем другое дело. Документ радует глаз, и работать в нем приятно. Это необязательное условие, возможно для официальных документов такую радугу не стоит применять, а вот для личного использования можно. Хочу обратить внимание еще на одну деталь, которая позволяет сократить затраты вашего времени при оформлении.

В графе “Дата” мы прописываем только одну строку: 01.01.2019, далее устанавливаем курсор на правом нижнем углу ячейки, на квадратике зажимаем левую кнопку мыши и тянем вниз столько, сколько нужно нам. Останавливаемся и отпускаем мышь, даты проставляются сами. Таким же образом можно и заливку растянуть на нужное нам количество ячеек.

Гугл таблицы, как закрепить строку и столбец

Когда таблица большая, то работать с ней становится неудобно. Строка с обозначением ячеек уходит с экрана, и приходится все время прокручивать колесико, чтобы найти то, о чем идет речь в данном столбце или строке.

Чтобы этого не происходило, в меню открываем вкладку “Вид”. В выпадающем меню выбираем “Закрепить” и далее по стрелке – одну строку или более. В данном документе нужно закрепить две строки, что мы и сделали.

3b26dedb9b7354edcfe901f9e2beefeb

Таким же образом закрепляем и столбец, в данном случае один. Теперь, какой бы длинной не была таблица, всегда на экране, перед нашими глазами будут даты и размеры. Очень мне нравится эта возможность закрепки строк и столбцов. Без нее работа была бы некомфортной, а при сегодняшних размерах экрана планшета, смартфона вообще невыносима.

Создаем новый лист таблицы

Часто так бывает, что одним листом в таблице не ограничился, требуется создать второй, а может и больше. Для этого в левом нижнем углу есть кнопка +(плюс), кликаем по ней и попадаем в новый лист.

Теперь надо листы гугл таблицы переименовать для удобства работы. Таблица у нас условно называется “Отчёт по дням” и на первом листе речь шла о месяце январь, логично, что на втором листе будет таблица февраля. Так и называем.

d5e57e4082db2ef4575c7cfea0bc31d8

Наводим курсор на слово Лист, кликаем правой кнопкой мыши. Из выпавшего списка выбираем “переименовать” и называем Февраль, первый лист переименовываем в Январь. Сколько в вашей таблице будет листов определяете по потребностям.

Если хотите, можно изменить цвет ячейки с названием листа на любой другой по вашему вкусу. У меня январь, февраль ассоциируется со снегом и метелями, поэтому цвета выбираю синий и фиолетовый. Для этого правой кнопкой мыши кликаем по названию листа и выбираем цвет заливки.

Гугл таблицы, как работать с формулами

Человечество не зря изобрело компьютер, он избавил нас от рутинной работы, такой как складывание и вычитание. Нужно только уметь формулу задать. Вот как это делается.

В нашей таблице есть столбец “Итого за день”, на первую строку этого столбца наводим курсор и ставим знак равно =сумм, открываем скобки (выделяем все строки, которые надо посчитать) скобки закрываем, клавишей Enter подтверждаем действие. Формула выглядит так: =СУММ(B3;G3) и видим мы её над таблицей.

5fcb750cacf967d59fc33d3ad6fb8b48

Теперь, чтобы формула работала на всех строках, устанавливаем мышку на правый нижний угол первой ячейки столбца “Итого” и тянем вниз столько, сколько нам нужно.

Теперь все цифры, которые мы будем заносить в таблицу, сразу будут формулой считаться. И нам не придется вспоминать таблицу умножения или сложения. Итоговая цифра тут же изменяется, это очень удобно, когда вам приходится вносить в гугл таблицу много информации по расходам и поступлениям.

Далее, нам интересны итоги за какой-то период, чтобы их посчитать, необходимо выделить ячейку, где эта сумма будет записана. И выполняем те же действия, =сумм(выделяем ячейки столбца), нажимаем Enter. Теперь вам известна сумма всего за выбранный период.

f370752d6a8b5a4b4823edaeeb71a799

Работа с ячейками таблицы: примечания, комментарии

Примечание закрылось, но в прямоугольнике ячейки в правом верхнем углу появился треугольник. Когда наводим курсор на этот треугольник, всплывает наше примечание. Если примечание нам больше не нужно, кликаем правой кнопкой на ячейку и выбираем “Удалить примечание”.

Есть ещё одна, на мой взгляд, интересная функция, позволяющая комфортно работать с гугл таблицами. В том же выпадающем меню есть кнопка “Комментарии”, кликнув по ней, мы можем оставить комментарий с вопросом или утверждением.

f1c8993657cbcc14b004ba3d16b40f77

Чтобы получить ответ на свой комментарий, мы открываем общий доступ к таблице тому сотруднику, который нам нужен. Получив письмо со ссылкой на наш документ, коллега получает доступ к участию в обсуждении или редактированию.

В левом нижнем углу листа, там, где стоит наименования листа (Январь) мы видим, что идет обсуждение и есть два комментария. Все это помогает быстро решать любые вопросы, не прибегая к телефону и не требует дополнительных объяснений. Как только вопрос снят, в окнах комментария жмем “Вопрос решен” и все комментарии скрываются.

Ссылки на ячейки google таблицы

Если нам требуется перенести какую либо информацию с листа “Январь” на лист “Февраль”, и для нас важно понимать откуда у нас эта информация, то здесь нам помогут ссылки.

ac66caea01a16d3a120cb01078d87819

Для этого выделяем ячейку на листе “Февраль”, ставим знак = (равно), переходим на лист января. Выделяем нужную нам ячейку и клавишей Enter, подтверждаем наше действие. Возвращаемся в февраль и видим перенос информации в ячейку из листа “Январь”. Если нужно перенести всю информацию из этого столбца, то наводим курсор на правый нижний угол ячейки и тянем вниз столько сколько есть заполненных ячеек.

Мы захватили лишнюю строку и при внесении изменений в ней в январе, автоматически информация переносится в февраль. Таким образом, если нам нужно, чтобы информация с одного листа тут же заносилась и во второй, то мы просто захватываем лишними столько ячеек, сколько нужно.

Наша память несовершенна, с течением времени людям свойственно забывать и важную информацию. А что говорить о цифрах в таблице. Чтобы не ломать потом голову откуда взялись эти цифры в помощь нашей памяти и создана данная функция, наведя курсор на ячейку мы сможем узнать, откуда информация в ней.

Как пользоваться фильтрами таблицы

Гугл таблица, как работать с фильтром? Для этого нам нужно выделить ячейку столбца там, где буквенное обозначение, затем нажимаем знак фильтра в контекстном меню и выбираем “Новый фильтр”.

aabc122925a5ddab8ffb2e300f1b61c6

Над нужным нам столбцом появляется активный знак фильтра. Кликаем по нему и в окне сначала очищаем все, затем выбираем даты, которые хотим отфильтровать и нажимаем Ок. Таблица сокращается до нужных нам строк. Лишняя информация нам теперь не мешает провести анализ по определенным дням.

Чтобы снять фильтр, кликаем на активный знак фильтра, в окне выбираем сначала “Очистить”, а потом “Выбрать все” и Ок. Таблица возвращается в исходное состояние. Нажимаем на крестик и фильтр становиться не активным.

Выводы

Вот мы и выяснили, как создать гугл таблицу с общим доступом, разобрали шаги по ее созданию, познакомились с некоторыми возможностями. Научились заливать фон ячеек и закреплять области, сделали шапку документа, задали формулы, и сейчас с таблицей можно работать и получать удовольствие от работы.

Так же как в гугл документах, так и в таблицах сохранять специально ничего не нужно. Сохранение происходит автоматически. Все, что создали сегодня сохранено и завтра можно продолжать работу, даже на другом компьютере. Входите в свой аккаунт в “Google”, главное условие, чтобы было подключение к интернету, и делайте анализ на основе табличных данных.

Если статья была вам полезна, порекомендуйте ее друзьям в социальных сетях, сделайте репост и получите купон на участие в розыгрыше крутого приза, а перед этим можно познакомиться с отзывами тех, кто уже выиграл ноутбук.

Источник